การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการทำงานสำนักงาน

ระบบสารสนเทศสำนักงาน [ Office Information System ( OIS ) ] เป็นระบบสารสนเทศที่ใช้ในสำนักงานโดยอาศัยอุปกรณ์พื้นฐานทางคอมพิวเตอร์ ( Computer Base ) เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องสแกนเนอร์ (Scanner ) เครื่องโทรสาร (Facsimile ) โมเด็ม ( Mofem ) โทรศัพท์และสายสัญญาณ  รวมถึงระบบโปรแกรม เช่น โปรแกรมประมวลคำ (Word Processing ) โปรแกรมไมโครซอฟท์ออฟฟิศ ( Microsoft Office ) และโปรแกรมจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ( E-mail ) เป็นต้น ระบบสารสนเทศที่ใช้ในสำนักงานจะมีความยืดหยุ่นและคาบเกี่ยวกับขอบเขตของ TPS, MRS และ DSS นอกจากนั้นระบบความรู้ [ Knowledge System (KES) ] ซึ่งเป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับสำนักงานก็มีบทบาทในการพัฒนาองค์กรเนื่องจากเป็นงานที่ต้องใช้ความรู้เฉพาะ เช่น บรรณารักษศาสตร์มีการใช้โปรแกรมเฉพาะงานการจัดทำฐานข้อมูลแคตตาลอค ฐานข้อมูลบรรณานุกรม ฐานข้อมูลการทำดรรชนีบทความเป็นต้น

               นอกจากนั้นยังมีระบบอื่นๆ ที่เข้ามาเกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ( MIS ) เพื่อช่วยในการตัดสินใจและการนำไปใช้ เช่น ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert System ) ระบบอัจฉริยะ (Artificial Intelligence ) ในระดับนโยบายและแผนขององค์กร จึงทำให้เกิดระบบสนับสนุนผู้บริหาร [ Excutive Support System (ESS ) ]

                ระบบสนับสนุนผู้บริหาร ( ESS ) เป็นระบบที่ใช้ในระดับกลยุทธ์ขององค์กร  โดยจะมีการพิจารณาข้อมูลทั้งภายในองค์กรในส่วนของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ และภายนอกองค์กรเพื่อนำมาประกอบการพิจารณาตัดสินใจในปัญหาที่ไม่มีโครงสร้างหรือรูปแบบที่แน่นอน  ดังนั้นระบบสนับสนุนผู้บริหารจึงเป็นระบบที่ใช้แก้ปัญหาเฉพาะหน้าหรือใช้ในการวางแผนกลยุทธ์โดยส่วนใหญ่จะอยู่ในรูป เมนู ( Menu ) กราฟฟิค ( Graphic )  และอาศัยการติดต่อสื่อสาร (Communication ) รวมถึงการประมวลผลขอบเขตของหน่วยงาน ( Local Processing )

                ข้อมูลในองค์กรจะใช้งานได้ต้องผ่านการประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศ ซึ่งผู้ใช้สามารถนำไปใช้ทำกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่ง เช่น การวิเคราะห์การทำงานภายในหน่วยงาน หรือการวิเคราะห์ผลผลิตขององค์กร สารสนเทศมีประโยชน์มากจึงจำเป็นต้องมีการลงทุนเพื่อสร้างสารสนเทศขึ้นมา และจะต้องมีการจัดการทรัพยากรสารสนเทศเพื่อนำมาใช้ประกอบการตัดสินใจ เพื่อให้เกิดพัฒนาการทางการศึกษา การบริหาร หรือแม้แต่การเตรียมพร้อมที่จะวิเคราะห์การลงทุนในอนาคตอันใกล้ที่มหาวิทยาลัยกำลังเตรียมการออกนอกระบบด้วย ระบบสารสนเทศในองค์กรมักจะคำนึงถึงประโยชน์ต่อไปนี้

      1.  การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

      2.  การลดเวลาการทำงาน

      3.  การลดขั้นตอนการปฏิบัติงาน/การเรียกใช้/การเลือกใช้สารสนเทศ

      4.  ความสามารถกลั่นกรองสารสนเทศที่ตรงกับความต้องการได้ทันที

      5.  การใช้ทรัพยากรร่วมกันได้ ( ระบบฐานข้อมูล/ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์/ทรัพยากรสารสนเทศ )

      6.   ความสามารถในการสร้างมาตรการประกันคุณภาพการศึกษา เช่น สามารถตรวจสอบติดตามผลการเรียนของนักศึกษา/ ประวัติ/ ผลการปฏิบัติงานของบุคคลากร เป็นต้น

      7.  สร้างโอกาสในการพัฒนาองค์กรด้านการศึกษาให้สังคมรู้จักและเลือกใช้

      8.  สร้างภาพพจน์ที่ดีให้ปรากฏแก่สังคม